Sind Sie ein Abteilungsleiter, der versucht, die Einführung eines ERP-Systems zu begründen? Es kann eine Herkulesaufgabe sein, Ihre Führungskräfte von einer Implementierung zu überzeugen, aber es ist eine entscheidende Aufgabe. Ohne die Zustimmung der Geschäftsleitung ist es unmöglich, die für die Umsetzung des Projekts erforderlichen Ressourcen zu erhalten.

ERP-Geschäftsfunktionen, die in den meisten ERP-Systemen zu finden sind

Bei der Erstellung eines Business Case ist es hilfreich, so gründlich wie möglich zu sein. Mit anderen Worten: Sie sollten alle relevanten ERP-Geschäftsfunktionen skizzieren und die Vorteile hervorheben, die sie Ihrem Unternehmen bieten.

Wenn Sie darlegen können, wie ERP-Software dazu beitragen kann, Prozesse in allen Funktionsbereichen zu automatisieren, zu vereinfachen und zu rationalisieren, sind Sie der Zustimmung der Geschäftsleitung schon einen Schritt näher gekommen.

Heute stellen wir die ERP-Geschäftsfunktionen vor, die in den meisten ERP-Systemen zu finden sind, damit Sie bestimmen können, welche Vorteile Sie in Ihren Business Case aufnehmen sollten.

Finanzen, Buchhaltung und Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung

ERP-Software bietet zwar eine Vielzahl von Vorteilen, aber keiner ist begehrter als der, der einfachere und transparentere Finanzprozesse ermöglicht.

Wenn Sie ein ERP-System einführen, erhalten Sie eine bessere Kontrolle über nahezu jeden Aspekt Ihrer Finanzoperationen. Die Systemmodule helfen nicht nur bei der Organisation von Finanzdaten, sondern automatisieren auch viele Aufgaben, die früher manuell erledigt werden mussten.

Dadurch wird das Risiko menschlicher Fehler und ungenauer Berichte erheblich verringert. Außerdem können die Teammitglieder ihre Arbeit effizienter erledigen.

In der Tat können alle finanziellen Aktivitäten innerhalb Ihres Unternehmens von einem ERP-System profitieren. Sie sind nicht mehr an Altsysteme oder Papierakten gebunden, sondern können direkt in einer modernen, integrierten Schnittstelle arbeiten.

Das Ergebnis ist ein höheres Maß an Produktivität, Transparenz und Qualität, das Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden zu schätzen wissen werden.

Kundenbetreuung

Jüngsten Untersuchungen zufolge können Unternehmen, die sich auf die Verbesserung des Kundenerlebnisses konzentrieren, ihren Umsatz um bis zu 80 % steigern. Darüber hinaus konkurrieren bis zu zwei Drittel der Unternehmen allein aufgrund des Kundenerlebnisses, und 73 % der Käufer geben an, dass es ihre Kaufentscheidung beeinflusst.

Die Quintessenz? Es war noch nie so wichtig wie heute, Ihren kundenorientierten Initiativen Priorität einzuräumen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht in der Optimierung Ihres Ansatzes für den eCommerce.

Wenn Benutzer auf Ihre Website zugreifen, ist es wichtig zu wissen, wie sie dorthin gelangt sind, was sie sich ansehen, wie viel Zeit sie für jeden Artikel aufwenden und was sie letztendlich kaufen.

Ein ERP-System kann diese Erkenntnisse liefern. Mit ERP können Sie maßgeschneiderte Werbeaktionen erstellen, die die Vorlieben der Benutzer ansprechen und ein wiederholtes Kaufverhalten fördern.

Viele ERP-Systeme verfügen über integrierte eCommerce-Funktionen, und diejenigen, die dies nicht tun, lassen sich in der Regel in eCommerce-Systeme von Drittanbietern integrieren. Durch die Auswahl der richtigen Software können Sie sicherstellen, dass Ihre eCommerce-Funktion nicht in einem Silo arbeitet. Vielmehr fließen alle gesammelten Daten zurück in Ihre zentrale Plattform, wo Sie sie für wichtige Entscheidungen und die Entwicklung neuer Kampagnen nutzen können.

Management der Lieferkette

Hat Ihr Unternehmen täglich mit Materialien, Lagerbeständen, Montage und Fließbandpersonal zu tun? Wenn ja, dann wissen Sie, dass es eine Herausforderung sein kann, so viele bewegliche Teile zu verwalten.

Sie brauchen Echtzeittransparenz für jeden Aspekt Ihrer Lieferkette, aber Sie sollten sich nicht auf eine Reihe unterschiedlicher Systeme verlassen müssen, um dies zu erreichen.

Mit einer ERP-Plattform, einem MRP-System oder einem Supply-Chain-Management-System haben Sie alle benötigten Informationen an einem zentralen Ort und leicht zugänglich. So können Sie Ihre Fertigungsprozesse sowohl im Inland als auch international rationalisieren.

Außerdem können Sie alle Teile Ihrer Produktionstätigkeit überwachen und so Ihre aktuellen Lagerbestände, Einkaufsdaten, Kreditorenbuchhaltung und vieles mehr leicht einsehen und bewerten.

ERP erleichtert nicht nur den reibungslosen Betrieb, sondern erleichtert auch die Anpassung Ihrer Prozesse von Land zu Land, indem es Unterschiede berücksichtigt, wie z. B.:

  • Anforderungen an die Fertigung
  • Währungsschwankungen
  • Import-/Exportgesetze

Und wenn ein Problem innerhalb Ihrer Lieferkette auftritt oder sich anbahnt, können Sie es mit ERP sofort erkennen und so schnell wie möglich Maßnahmen ergreifen.

So werden Sie beispielsweise automatisch gewarnt, wenn kritische Materialien bald nicht mehr vorrätig sind, so dass Sie sie auffüllen können, bevor dies geschieht.

Auftragsabwicklung

Wenn eine neue Bestellung eingeht, wie bearbeitet Ihr Team sie derzeit? Wie verfolgen die Mitarbeiter die Bestellung, um sicherzustellen, dass sie an den richtigen Ort gelangt?

Wahrscheinlich gibt es einen umfangreichen Arbeitsablauf, der Datenübertragungen zwischen verschiedenen Abteilungen, Teammitgliedern und Kontaktpunkten erfordert. An jedem Punkt dieses Prozesses können wertvolle Informationen verloren gehen oder falsch interpretiert werden.

Mit einer ERP-Lösung können Sie alle Bereiche Ihres Auftragsverwaltungsprozesses besser verwalten, einschließlich:

Wenn Ihr Unternehmen Waren jeglicher Art verkauft, benötigen Sie eine ERP-Plattform, die Teammitglieder bei der Verwaltung von Lagerbeständen, dem Versand und anderen Aufgaben der Auftragsabwicklung unterstützt.

Suchen Sie nach einem System, das ein integriertes Verarbeitungsmodul enthält, um diese Aufgaben zu erleichtern. Viele dieser Systeme sind mit Modulen für die Kundenschnittstelle ausgestattet, die sich direkt in die Website Ihres Unternehmens integrieren lassen.

Personalwesen

Laut einer aktuellen Studie sind 88 % der Personalleiter der Meinung, dass sie ein strategischer Partner in ihrem Unternehmen sind. Um zum Erfolg ihres Unternehmens beizutragen, sind die meisten von ihnen auf eine Reihe von Verwaltungsaufgaben angewiesen, die sie täglich erledigen müssen und von denen die meisten unglaublich zeitaufwändig und ressourcenraubend sind.

Aus demselben Bericht geht hervor, dass Personalleiter mindestens vier volle Wochen pro Jahr mit manuellen Aufgaben verbringen. Konkret geben 23 % der Personalleiter an, dass sie sich manuell mit neuen Bundes-, Landes- und Kommunalvorschriften auseinandersetzen. Zwanzig Prozent geben manuell Eingaben ein, wie z. B. die Überprüfung von Gehaltsabrechnungen, die Aktualisierung von Mitarbeiterdaten und die Übermittlung von Direktüberweisungen. 19 % schließlich bearbeiten manuell die Leistungsdaten der Mitarbeiter.

ERP-Software kann all diese Funktionen vereinfachen und automatisieren. Einige der Bereiche, in denen HR-Teammitglieder am meisten profitieren können, sind:

Neben der grundlegenden Verwaltung der Mitarbeiterdatenbank können die Personalverantwortlichen die Plattform auch zur Erstellung detaillierter Berichte und Analysen über die Leistung der Mitarbeiter nutzen. Auf diese Weise sind alle Informationen an einem Ort und leicht zugänglich.

Zwar benötigt nicht jedes Unternehmen solch robuste Tools, aber diejenigen, die sie benötigen, stellen oft fest, dass es neben ERP-Anbietern nur sehr wenige Anbieter gibt, die sie bereitwillig zur Verfügung stellen.

Projektverwaltung

Jedes Projekt, unabhängig von seiner Größe, umfasst wichtige Aktivitäten wie Rechnungsstellung, Kostenmanagement und Personalverwaltung. Wenn diese verstreut sind, kann es für Kundendienstteams schwierig sein, sicherzustellen, dass sie alles berücksichtigt haben.

Mit ERP werden alle Informationen an einem Ort gespeichert, so dass es einfach ist, diese Daten in Ihre Gesamtbilanz einzubeziehen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie einem bestimmten Projekt die richtigen Ressourcen zuweisen.

Die Projektmanagement-Funktionalität bietet auch viele Vorteile bei der Berichterstattung. Mit wenigen Klicks können Benutzer KPIs, wie z. B. Projektkosten, verfolgen und allen Beteiligten detaillierte Berichte zur Verfügung stellen.

Die Benutzer können auch Zwischenziele für das Projekt festlegen, die bis zu einem bestimmten Datum erreicht werden müssen, und dann Kosten und Nutzen innerhalb jedes Ziels mithilfe automatischer Sortier- und Filterfunktionen gruppieren. Auf diese Weise erhalten die Manager einen besseren Überblick über den Status der einzelnen Projekte sowie über alle erforderlichen Änderungen.

Kundenbeziehungsmanagement

ERP-Systeme, die CRM-Funktionen enthalten, können Daten über Kundenbeziehungen in Ihre zentrale Datenbank einbringen. Auf diese Weise lässt sich jede Ihrer Geschäftsaktivitäten mit dem Wert verknüpfen, den Sie den Endkunden bieten.

In Sekundenschnelle haben Ihre Mitarbeiter Zugriff auf alle Informationen, die sie zu den einzelnen Konten benötigen, z. B. Kontakte, Bestellhistorie und Interessentenstatus.

Wenn diese Informationen digitalisiert und automatisch aktualisiert werden, können Teammitglieder problemlos Aufgaben erledigen, wie z. B:

  • Ausfüllen von Kaufaufträgen
  • Erstellen von Mahnungen für Debitoren
  • Benachrichtigung von Kundenbetreuern zur Nachverfolgung von Interessenten in der Vertriebspipeline

Viele Arten von CRM-Software werden als eigenständige Systeme verkauft und konzentrieren sich auf Aktivitäten, die nach außen gerichtet sind, wie z. B.:

  • Kundeninteraktionen
  • Pipeline-Verwaltung
  • Vertriebsverfolgung
  • Akquisitionsaktivitäten
  • Entwicklung von Marketingkampagnen

Die Integration von CRM- und ERP-Funktionen hat jedoch einen großen Vorteil. Auf diese Weise können Sie Ihre kundenorientierten Aktivitäten mit Ihren Backend-Prozessen und Betriebsdaten abstimmen. Dies ermöglicht eine zentralisierte Kontrolle von Konten und Verträgen.

Wenn die Systeme getrennt sind, müssen die Benutzer diese Daten abrufen, indem sie zwischen zwei Plattformen hin- und herspringen. Durch die Integration können Sie das Risiko von Datenduplikaten oder Ungenauigkeiten ausschließen und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erleichtern.

Wie Sie den funktionalen Nutzen von ERP optimieren können

Es stimmt, dass ERP-Software viele der oben beschriebenen Funktionsbereiche automatisieren kann, aber auch viele weitere. Wenn Sie sich jedoch darauf verlassen, dass ERP Ihr Unternehmen vollständig umgestaltet, könnte dies ein Rezept für ein Scheitern des ERP-Systems sein.

Warum ist dies der Fall? Wenn Ihre aktuellen Geschäftsprozesse ineffizient sind, macht es keinen Sinn, sie zu automatisieren – selbst wenn Sie ein robustes System wie SAP oder Oracle implementieren. Wenn Sie das tun, werden Sie immer noch mit denselben Problemen zu kämpfen haben, die Sie bereits kennen.

Stattdessen empfehlen wir, sich die Zeit zu nehmen, diese Kernbereiche zu optimieren, bevor Sie mit der ERP-Auswahl beginnen. Beginnen Sie mit der Durchführung von Workshops zur Anforderungserhebung. In diesen Workshops werden Ihre aktuellen Prozesse erfasst und Möglichkeiten zur Prozessverbesserung oder zum Business Process Reengineering identifiziert.

Wenn Sie Ihre Prozesse verbessern, ist Ihre ERP-Implementierung nicht länger ein IT-Projekt, sondern eine strategische Initiative, die von den Führungskräften eher unterstützt wird.

Sie müssen die ERP-Geschäftsfunktionen verstehen, bevor Sie einen Business Case erstellen

Es gibt viele verschiedene ERP-Funktionen, und das Verständnis für die Funktionsweise jeder einzelnen Funktion ist entscheidend für die Erstellung Ihres Business Case.

Unser ERP-Beratungsteam ist mit den verschiedenen ERP-Geschäftsfunktionen bestens vertraut und kann Ihnen helfen zu verstehen, wie jede einzelne Funktion mit Ihren Unternehmenszielen in Einklang gebracht werden kann. Wenn Sie bereit sind, Ihr IT-Projekt in eine strategische Geschäftsinitiative zu verwandeln, fordern Sie unten eine kostenlose Beratung an, um sich mit unseren ERP-Beratern zu treffen.

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