Mit SaaS-ERP Ergebnisse erzielen und gleichzeitig die organisatorische Flexibilität bewahren

Wie verhält sich traditionelles ERP im Vergleich zu SaaS ERP, und welches ist das Richtige für Ihr Unternehmen? Lesen Sie weiter, wenn Sie mehr erfahren wollen.

Mit SaaS-ERP Ergebnisse erzielen und gleichzeitig die organisatorische Flexibilität bewahren

Wenn Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) auf dem heutigen Markt führen, wissen Sie wahrscheinlich, was ERP-Lösungen sind, aber Sie denken vielleicht, dass sie zu groß, teuer oder unflexibel für Ihre Bedürfnisse sind. Das sind sie nicht.

ERP ist die Abkürzung für „Enterprise Resource Planning“, aber ERP-Lösungen sind nicht nur für große Unternehmen geeignet. Unternehmen jeder Größe und jeder Branche können ERP-Lösungen einsetzen, um ihre Effizienz und Rentabilität zu steigern.

Die verschiedenen ERP-Systeme bieten jedoch unterschiedliche Bereitstellungsarten, und Sie müssen sorgfältig auswählen, welche den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Wenn die ERP-Lösung durch langwierige Software- und Hardwareinstallationen vor Ort bereitgestellt wird, spricht man von einer traditionellen ERP-Implementierung. Wenn sie über ein Software-as-a-Service (SaaS)-Modell bereitgestellt wird, spricht man von SaaS-ERP. Der heutige Artikel befasst sich mit der Gegenüberstellung von traditionellem ERP und SaaS-ERP und zeigt die Vor- und Nachteile der beiden Modelle auf.

Was ist SaaS ERP?

Es gibt viele SaaS-ERP-Definitionen, aber die von TechTarget angebotene ist sowohl einfach als auch umfassend:

SaaS ERP ist eine Art von Cloud-basierter Enterprise Resource Planning-Software, die auf den Servern des Anbieters oder Cloud-Providers läuft, im Abonnement verkauft und als Service über das Internet bereitgestellt wird. Software as a Service (SaaS) ERP verwendet in der Regel eine mandantenfähige SaaS-Architektur, bei der mehrere Käufer dieselbe Instanz oder Kopie der Software, die zugrunde liegende Infrastruktur und die Datenbank gemeinsam nutzen, wobei die Daten der einzelnen Mieter jedoch sicher getrennt sind. Der Anbieter bestimmt, wann die Software aktualisiert wird, in der Regel vierteljährlich, und alle Benutzer erhalten die Updates zur gleichen Zeit. Die Funktionen der Software sind für alle standardisiert und können in der Regel nicht einfach angepasst werden.

Wenn eine SaaS-ERP-Lösung im Single-Tenant-Modus betrieben wird, hat das Unternehmen mehr Kontrolle über die Aktualisierungszeitpläne, den Personalisierungsbedarf und die Anforderungen an den Datenschutz oder die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, aber unabhängig davon, ob es sich um eine Single- oder Multi-Tenant-Lösung handelt, bieten SaaS-ERP-Systeme eine Vielzahl von Vorteilen für moderne Unternehmen.

Was sind die Vorteile von SaaS ERP?

Die Vorteile eines traditionellen ERP und eines SaaS ERP sind ähnlich – bis zu einem gewissen Punkt.

Beispielsweise verbinden und integrieren sowohl herkömmliche als auch SaaS-ERP-Lösungen getrennte Geschäftssysteme, synchronisieren Daten und bieten Benutzern im gesamten Unternehmen eine einzige Version der Wahrheit in Echtzeit. Als Führungskraft müssten Sie die Daten nicht mehr doppelt (oder dreifach) überprüfen, bevor Sie wichtige Entscheidungen treffen. Stattdessen wären genaue, aktualisierte Informationen in einer zentralisierten Lösung sofort verfügbar. Sie hätten auch die Möglichkeit, Abläufe zu standardisieren, die unternehmensweite Zusammenarbeit zu verbessern und das ERP-System nahtlos in Anwendungen von Drittanbietern zu integrieren, um zusätzliche Funktionen zu nutzen.

Die Ähnlichkeit endet jedoch mit den folgenden Vorteilen von SaaS ERP, die herkömmliche ERP-Systeme nicht bieten können.

• Bei SaaS ERP müssen Sie nicht in Hardware und Software investieren. Der ERP-Anbieter ist für das Hosting der Software über einen Hosting-Partner wie Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure verantwortlich.
• Die Implementierung einer SaaS-ERP-Lösung ist einfacher, schneller und kostengünstiger als eine herkömmliche ERP-Lösung.
• Der SaaS-ERP-Anbieter pflegt und aktualisiert die Lösung und erspart Ihrem IT-Team stundenlange Arbeit und Mühe.
• Größere und kleinere Aktualisierungen, die auf den laufenden Innovationen des ERP-Anbieters basieren, erfolgen regelmäßig und automatisch (basierend auf Ihrer Vereinbarung mit dem Anbieter).
• Cloud-basiertes Computing bietet einfachen Zugang zu neuen Technologien (z.B. künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, IoT usw.).
• Sicherheit, Virenschutz und Backup-/Wiederherstellungsfunktionen liegen in der Verantwortung des Hosting-Anbieters.

Wenn Sie Ihre ERP-Instanz online hosten, können Sie rund um die Uhr, 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche auf wichtige Geschäftsdaten zugreifen – egal wann, egal wo, egal mit welchem internetfähigen Gerät. Dieser Fernzugriff ist auf dem heutigen, von Pandemien geprägten Markt ein absolutes Muss, ebenso wie die Flexibilität, Ihre Nutzung des ERP-Systems nach oben oder unten zu skalieren. Eine SaaS-ERP-Lösung ermöglicht es Ihnen, Änderungen an Ihrer Instanz vorzunehmen, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen.

In der Schlacht zwischen traditionellem ERP und SaaS ERP hat SaaS ERP in der Spalte Vorteile die Nase vorn, aber es gibt immer noch einige Herausforderungen, die Sie im Auge behalten sollten.

Was sind die Herausforderungen von SaaS ERP?

Die wichtigsten kostenbezogenen Herausforderungen eines SaaS-ERP-Modells sind die Preisgestaltung und die langfristigen Abonnementkosten. Die anfänglichen Kosten für die Implementierung eines SaaS-ERP-Systems betragen oft nur einen Bruchteil der Kosten für die Implementierung eines herkömmlichen ERP-Systems, da ein SaaS-ERP keine größeren Änderungen der Infrastruktur erfordert. Die Kosten für ein SaaS-ERP-System können jedoch nach einigen Jahren exponentiell ansteigen, da einige Anbieter von den Unternehmen verlangen, dass sie dem System weitere Funktionen und mehr Benutzer hinzufügen. Allerdings verwenden nicht alle SaaS-ERP-Anbieter dieses Preismodell. Wenn Sie sich also über mögliche ERP-Lösungen informieren, sollten Sie Anbieter in Betracht ziehen, die nach den tatsächlich genutzten Ressourcen abrechnen und nicht nach der Anzahl der Benutzer, die Sie dem System hinzufügen.

Bevor Sie sich für eine SaaS- oder herkömmliche ERP-Lösung entscheiden, sollten Sie auch die Gesamtbetriebskosten des Systems über mehrere Jahre oder über die gesamte Vertragslaufzeit berechnen. Einige ERP-Implementierungen, die auf den ersten Blick kostengünstig erscheinen, können sich zu kostspieligen und schwerfälligen Modellen entwickeln – vor allem, wenn sie Gebühren pro Benutzer beinhalten und/oder Entwickler-Know-how zur Erweiterung oder Verwaltung erfordern.

SaaS-ERP-Systeme, die auf proprietären oder Legacy-Plattformen basieren, können auch Unternehmen behindern, die anpassbare ERP-Workflows benötigen oder ein System mit Anwendungen von Drittanbietern verbinden müssen. Da ein SaaS-ERP auf Standardsoftware basiert, kann die Anpassung schwierig zu handhaben sein. Einige moderne SaaS-ERP-Systeme kompensieren diese Herausforderung jedoch mit einer offenen Architektur und Tools, mit denen die Benutzer die Lösungen selbst konfigurieren und erweitern können – mit Low-Code- oder No-Code-Programmierung.

Finden Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen

Ein ERP-System – ob traditionell oder SaaS – ist eine teure Investition, und es liegt an Ihnen, Ihre ERP-Recherche durchzuführen. Sie müssen herausfinden, welche Merkmale und Funktionen Sie in einer neuen ERP-Lösung benötigen und ob eine Anpassung erforderlich sein wird. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Unternehmen keine speziell auf Ihre Arbeitsabläufe zugeschnittenen Funktionen benötigt, dann könnte ein SaaS-ERP-System, das die Standardverfahren der Finanzverwaltung unterstützt, die richtige Wahl sein.

Wenn Sie sich jedoch bei dem Gedanken unwohl fühlen, eine ERP-Software zu verwenden, die sich nicht leicht anpassen lässt, könnte es hilfreich sein, sich nach SaaS-Optionen mit offenen Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) umzusehen, die es Ihnen ermöglichen, die Lösung an Ihre aktuellen und zukünftigen Geschäftsanforderungen anzupassen.

Hinwendung zu Cloud-basiertem ERP

Cloud-basiertes ERP umfasst SaaS-Systeme und solche, die in privaten Clouds gehostet werden. Private-Cloud-ERP hat zwar einige Ähnlichkeiten mit SaaS-ERP, aber es gibt auch viele wichtige Unterschiede. Private-Cloud-ERP-Implementierungen sind Single-Tenant-Systeme. Der Benutzer teilt die Hosting-Infrastruktur nicht mit anderen und die ERP-Lösung wird über eine hochsichere, einzigartige Plattform bereitgestellt. Private-Cloud-ERP bietet den Anwendern also ein höheres Maß an Anpassungsmöglichkeiten und Kontrolle. In einem Private-Cloud-Modell können die Benutzer beispielsweise die Verantwortung für Software-Upgrades und -Updates übernehmen.

Private-Cloud-ERP kann einen wirksamen Kompromiss zwischen der leichten Zugänglichkeit von SaaS-ERP und der Anpassungsfähigkeit herkömmlicher Modelle darstellen. Bevor Sie sich für ein Private-Cloud-ERP-System entscheiden, sollten Sie sich jedoch vergewissern, dass Sie genau wissen, was im Preis inbegriffen ist, da viele Cloud-Hosting-Plattformen zusätzliche Gebühren für Datenbanklizenzen, Benutzer, Backups und andere Systemverwaltungsaktivitäten während des gesamten Lebenszyklus des Systems berechnen.

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