Jedes Mal, wenn Sie in Ihrem Unternehmen neue Arbeitsabläufe oder Software einführen, verlangen Sie von Ihren Mitarbeitern eine Umstellung. Für einige ist die Umstellung leicht und überschaubar. Bei anderen ruft sie Unmut hervor, vor allem wenn Sie vertraute Abläufe ändern.

ERP Change Management Hacks: 6 bewährte Praktiken

An dieser Stelle kommt das Change Management ins Spiel. Während es beim organisatorischen Änderungsmanagement (OCM) darum geht, die menschliche Seite jeder Art von Veränderung zu managen, geht es beim ERP-Änderungsmanagement darum, die menschliche Seite einer bestimmten Art von Veränderung zu managen: einer ERP-Implementierung.

Heute stellen wir Ihnen einige der besten Methoden vor, die Sie bei der Entwicklung einer OCM-Strategie für Ihr ERP-Projekt beachten sollten.

Bauen Sie den Fall für den Wandel auf

Bevor Sie eine ERP-Implementierung wirklich in Angriff nehmen können, müssen Sie ein Argument für das Projekt entwickeln. Andernfalls kann es schwierig sein, das Budget und die Ressourcen zu sichern, die Sie benötigen, um das Projekt zu Ende zu führen.

Führungskräfte brauchen mehr als hochtrabende Versprechungen. Sie müssen den Umfang des Projekts sowie die Einführungsstrategie, den Zeitplan für die Implementierung und die erwarteten Vorteile genau verstehen. Indem Sie diese Details frühzeitig kommunizieren, können Sie Glaubwürdigkeit aufbauen und die Zustimmung der Mitarbeiter gewinnen.

Sobald das ERP-Projekt angelaufen ist, sollten Sie es regelmäßig auf den neuesten Stand bringen, damit Ihr Führungsteam weiß, wie es die Veränderung in jeder Hinsicht unterstützen kann.

Sprechen Sie alle Ebenen an

Sie brauchen zwar die Unterstützung Ihrer Führungsetage, um Ihr ERP-Projekt auf den Weg zu bringen, aber Sie müssen nicht nur diese überzeugen.

Von Ihren Topmanagern bis hin zu Ihrem jüngsten Praktikanten sollte jeder verstehen, warum die neue Software notwendig ist und welche Vorteile sie bringen kann. Das kann bedeuten, dass Sie Ihre Behauptungen mit Bildern und Berichten untermauern müssen.

Es bedeutet auch, dass Sie eine Bewertung des Änderungsmanagements durchführen müssen, z. B. eine Bewertung der Auswirkungen der Änderungen. Diese Bewertung kann Ihnen helfen, die positiven Auswirkungen zu definieren, die jeder Stakeholder von dem ERP-System erwarten kann.

Führen Sie eine Bereitschaftsbewertung durch

Ist Ihr Unternehmen wirklich bereit, mit der ERP-Implementierung zu beginnen? Auch wenn Sie die Ersetzung Ihrer ineffizienten Technologien sehr befürworten, wie steht es um die menschliche Seite des Projekts?

Sie sollten niemals ein Upgrade nur um des Upgrades willen durchführen oder eines der 10 besten ERP-Software-Systeme implementieren, nur weil alle anderen es auch tun. Sie müssen davon überzeugt sein, dass dies der beste Schritt nach vorne für Ihr gesamtes Unternehmen ist.

Eine Bewertung der Veränderungsbereitschaft kann Ihnen dabei helfen, organisatorische Merkmale wie die Anzahl der bereits laufenden Veränderungsinitiativen zu verstehen. Sie zeigt auch auf, welche Gruppen und Einzelpersonen die Auswirkungen des Wandels am unmittelbarsten zu spüren bekommen werden und wie sie reagieren könnten.

Dies kann Ihnen dabei helfen zu verstehen, worauf Sie Ihre Aufmerksamkeit zu jedem Zeitpunkt richten müssen, auch in der Phase nach der Einführung. Wenn Sie wissen, welche Personen das Projekt am ehesten beeinträchtigen werden, können Sie sich stärker darauf konzentrieren, ihnen bei der Bewältigung des Projekts zu helfen.

Leichtere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Jeden Tag müssen Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen miteinander kommunizieren und Informationen austauschen. Verkäufer müssen sich mit dem Lager in Verbindung setzen, und HR-Teams müssen mit Projektmanagern zusammenarbeiten. In der Zwischenzeit rufen Buchhaltungsexperten die Chefetage und Marketingmitarbeiter an, während sie mit Kundendienstmitarbeitern zusammenarbeiten.

Traditionell griffen diese Teams auf ein internes Netzwerk zu, um Dateien über ein ordnerbasiertes System zu speichern und gemeinsam zu nutzen. Dies war nicht nur zeitaufwändig, sondern führte auch zu Problemen mit der Versionskontrolle und dem Benutzerzugriff. Noch komplizierter wurde es, wenn diese Erkenntnisse über verschiedene Rechner und Systeme an mehreren Standorten verteilt waren.

Mit integrierter CRM- und ERP-Software können sich alle autorisierten Benutzer bei einer gemeinsamen zentralen Plattform anmelden. Sie haben alle in Echtzeit Zugriff auf die gleichen Informationen. Wenn jemand eine Änderung an den Daten vornimmt, werden diese in allen Bereichen aktualisiert.

Dies erleichtert den Mitarbeitern die Zusammenarbeit, so dass sie ihre gemeinsamen Ziele erreichen können. Außerdem werden Kommunikationspannen und betriebliche Silos reduziert, was indirekt die Arbeitsmoral der Mitarbeiter verbessert.

Aufbau einer Veränderungskultur

Erfolgreiches ERP Change Management geschieht nicht über Nacht. Damit Ihre Mitarbeiter verstehen und annehmen, was vor ihnen liegt, ist es wichtig, eine Unternehmenskultur zu schaffen, in der Innovation und Wandel gefeiert und gefördert werden.

Wenn sich jeder bestätigt fühlt und weiß, dass er zum Wohl des Unternehmens beitragen kann, ist die Einführung eines neuen eCommerce-, Supply Chain Management- oder ERP-Systems für die Fertigung weniger schmerzhaft.

Wenn Ihre Unternehmenskultur bereits auf diese Weise aufgebaut ist, dann nutzen Sie die ERP-Einführung, um diese Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu stärken. Indem Sie erklären, wie das neue System zu Ihrer Kultur passt, können Sie den Widerstand minimieren und die Unterstützung am Arbeitsplatz fördern.

Passen Sie Ihr ERP-Training an

Eine effektive ERP-Schulungsstrategie kann viel dazu beitragen, den Widerstand der Mitarbeiter zu verringern.

Der Schlüssel dazu ist, dass Sie Ihren Ansatz auf jede Gruppe zuschneiden. Bei einer Einheitsstrategie wird davon ausgegangen, dass alle Mitarbeiter die gleichen Aspekte des Systems nutzen werden. Das kann niemals der Fall sein, da die Mitarbeiter unterschiedliche Rollen und damit unterschiedliche Arbeitsabläufe haben.

Anhand Ihrer Bewertung der Auswirkungen der Änderungen können Sie sehen, welche Arbeitsabläufe jeder Mitarbeiter im neuen System erlernen muss und wie sich diese von seinen derzeitigen Arbeitsabläufen unterscheiden.

Zusätzlich zu den Schulungsmaterialien, die Ihr ERP-Anbieter zur Verfügung stellt, sollten Sie auf der Grundlage der von Ihnen dokumentierten Prozessänderungen für jede Gruppe individuelle Anleitungen entwickeln. Auf diese Weise können Sie jeden Lernenden dort abholen, wo er steht, und ihm das Wissen vermitteln, das er benötigt, um das neue System in seine tägliche Arbeit zu integrieren.

Feinabstimmung Ihres Kommunikationsplans

Ein Großteil Ihrer OCM-Strategie hängt davon ab, was Sie sagen und wann Sie es sagen.

Wie bei der Schulung wird auch hier ein allgemeiner Ansatz nicht funktionieren. Während die grundlegenden Informationen gleich bleiben, müssen Sie den Ton, den Inhalt und die Richtung Ihrer Botschaft darauf abstimmen, wer zuhört.

So kann es sein, dass Ihre Führungsetage vor allem an finanziellen und operativen Neuigkeiten interessiert ist, während Ihr Lager logistische Daten benötigt. Und die Mitarbeiter wollen im Allgemeinen wissen, ob die neue Technologie ihre Arbeitsplätze ersetzen wird.

Ein gut vorbereiteter Kommunikationsplan ist die Antwort. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Funktionsgruppen zu identifizieren und zu überlegen, wie Sie Ihre Inhalte so gestalten, dass sie deren Fragen beantworten, ihre Sorgen minimieren und ihre Unterstützung maximieren.

Seien Sie dabei so zuvorkommend wie möglich und teilen Sie Aktualisierungen mit, sobald Sie sie erhalten.

ERP-Erfolg durch Change Management

Die Einführung eines ERP-Systems kann Ihrem Unternehmen helfen, die Abläufe zu rationalisieren und die Effizienz zu verbessern. Es kann jedoch sein, dass Ihre Mitarbeiter zögern, mit der Umstellung fortzufahren, vor allem, wenn so viele Unbekannte in der Schwebe sind.

Indem Sie dem ERP-Änderungsmanagement Priorität einräumen, können Sie Ihren Mitarbeitern das nötige Vertrauen geben, um das neue System anzunehmen.

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